หน่วยที่2

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร

ระบบและวิธีการเชิงระบบ

                การทำงานใด ๆ ให้ประสบผลสำเร็จบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นย่อมเกิดจากพื้นฐานวิธีการที่มีลำดับและขั้นตอนชัดเจนสามารถปฏิบัติซ้ำ ๆ ได้หลายครั้งอย่างถูกต้องและสมเหตุสมผลทุกครั้งไป เราเรียกกระบวนการและขั้นตอนนั้นว่า “ระบบ”

ระบบ (System) หมายถึง การทำงานขององค์ประกอบย่อย ๆ อย่างอิสระแต่มีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันจนกลายเป็นโครงสร้างที่สมบูรณ์ของแต่ละงาน สามารถตรวจสอบและปรับปรุงแก้ไขได้ทุกขั้นตอน ระบบจึงเป็นหัวใจสำคัญของงานหรือการดำเนินงานทุกประเภท

วิธีการเชิงระบบ (System Approach) วิธีเชิงระบบหรือวิธีระบบคือคำๆเดียวกัน เป็นกระบวนการคิดหรือการทำงานอย่างมีแบบแผนชัดเจนในการนำเนื้อหาความรู้ด้านต่าง ๆ ซึ่งอาจจะเป็นวิธีการหรือผลผลิตมาประยุกต์ใช้อย่างเป็นขั้นตอน เพื่อให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้วิธีระบบยังเป็นการช่วยป้องกันและแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้นด้วย

องค์ประกอบของวิธีระบบ

วิธีระบบมีองค์ประกอบสำคัญ 3 ประการ ได้แก่
1) ปัจจัยนำเข้า (Input) หมายถึง วัตถุสิ่งของต่าง ๆ รวมถึงเหตุการณ์ สถานการณ์ วัตถุประสงค์  ปัญหา ความต้องการ  ข้อกำหนด  กฎเกณฑ์ อันเป็นต้นเหตุของประเด็นปัญหา    

2) กระบวนการ (Process) หมายถึง วิธีการ ขั้นตอนในการปฏิบัติงาน การสร้างสรรค์ การแก้ปัญหาเกี่ยวกับเนื้อหาและปัจจัยนำเข้าให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือความต้องการ                                                                                                          
3) ผลลัพธ์ (Output) หมายถึง ผลงานที่ได้จากกระบวนการจัดการวัตถุดิบหรือปัจจัยนำเข้า ผลงานที่ได้รับอาจจะเป็นวิธีการหรือชิ้นงานก็ได้ ซึ่งสามารถประเมินผลและตรวจสอบข้อมูลย้อนกลับ(feedback)ได้

ระบบสารสนเทศ

ระบบสารสนเทศ (Information System) คือ การประมวลผลข้อมูลข่าวสารอย่างเป็นขั้นตอนและเป็นกระบวนการเพื่อให้ข้อมูลในรูปของข่าวสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด และเป็นข้อสรุปที่สามารถนำไปใช้สนับสนุนการบริหาร และการตัดสินใจ ทั้งในระดับปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง ระบบสารสนเทศจึงเป็นระบบที่จัดตั้งขึ้น เพื่อปฏิบัติการเกี่ยวกับข้อมูล ดังต่อไปนี้

                1)  รวบรวมข้อมูลทั้งภายใน ภายนอก ที่จำเป็นต่อหน่วยงาน

                2)  จัดกระทำเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมจะใช้ประโยชน์ได้

                3)  จัดให้มีระบบเก็บเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกต่อการค้นหาและนำไปใช้

                4)  มีการปรับปรุงข้อมูลเสมอเพื่อให้อยู่ในสภาพที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันตลอดเวลา

ระบบสารสนเทศเป็นงานที่เกี่ยวกับข้อมูลประเภทตัวอักษรและตัวเลขจำนวนมากมายมหาศาล หากดำเนินการด้วยมนุษย์หรือเครื่องมือพื้นฐานจะทำให้เสียเวลามากในการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงข้อมูล  การคิดคำนวณเพื่อประมวลผลจนกลายเป็นสารสนเทศ  ทำให้เกิดความล่าช้าและมีโอกาสผิดพลาดได้ง่าย   ปัจจุบันมนุษย์ได้นำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการดำเนินงานสารสนเทศแทบทุกสาขาอาชีพ  เนื่องจากคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องไฟฟ้าระบบดิจิตอลที่มีศักยภาพสูงในการเก็บรวบรวมข้อมูลได้จำนวนมาก สามารถจำแนก จัดหมวดหมู่เป็นสารสนเทศ และนำเสนอได้อย่างรวดเร็ว  

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ
                                                                                          
 การจำแนกองค์ประกอบระบบสารสนเทศมีหลายวิธีขึ้นอยู่กับเกณฑ์หรือวัตถุประสงค์ของแต่ละงาน ในที่นี้จำแนกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ องค์ประกอบหลัก และองค์ประกอบด้านต่าง ๆ        

                 องค์ประกอบหลักของระบบสารสนเทศ

องค์ประกอบหลักของระบบสานสนเทศมีองค์ประกอบหลัก 2  ส่วน ได้แก่ ระบบการคิด  และระบบของเครื่องมือ

                ระบบการคิด หมายถึง  กระบวนการและขั้นตอนในการจัดลำดับ จำแนก แจกแจง และจัดหมวดหมู่ข้อมูลต่าง ๆ  เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและเผยแพร่  ระบบการคิดจึงเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญของงานสารสนเทศทั้งระดับพื้นฐานและระดับสูงที่มีความสลับซับซ้อนจนต้องใช้ทักษะการจัดการและเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูง เข้ามาใช้ในการดำเนินงาน

               ระบบเครื่องมือ หมายถึง วัสดุอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่นำมาใช้ในการรวบรวม  จัดเก็บ  และเผยแพร่สารสนเทศให้ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ  ปัจจุบันคอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตเป็นเครื่องมือในการจัดการสารสนเทศที่นิยมใช้อย่างแพร่หลายในองค์กร  หน่วยงาน  หรืองานธุรกรรมต่าง ๆ แทบทุกวงการ จนทำให้คอมพิวเตอร์และเครือข่ายอินเตอร์เน็ตกลายเป็นสัญลักษณ์ของสารสนเทศ

ขั้นตอนการจัดระบบสารสนเทศ

การจัดระบบสารสนเทศเป็นการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและการแก้ปัญหาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของงานสารสนเทศ โดยการรวบรวมและวิเคราะห์ปัญหา ข้อมูล  วิธีการ ทรัพยากร เพื่อแก้ปัญหาและประเมินผลลัพธ์ที่ได้ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น ซึ่งประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นที่ 1 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)

วิธีการวิเคราะห์ระบบสารสนเทศ  แบ่งออกเป็น 4 หน่วยย่อยคือ           
                               1)  วิธีวิเคราะห์แนวทางการปฏิบัติงาน (Mission Analysis) คือ การพิจารณาทิศทางในการดำเนินการและจุดมุ่งหมายของระบบสารสนเทศ เพื่อบรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้  ผู้วิเคราะห์ต้องรู้ถึงองค์ประกอบของกระบวนการแก้ปัญหาด้วยสารสนเทศ โดยกำหนดจุดมุ่งหมายของการปฏิบัติงานอย่างกว้าง ๆ ให้ครอบคลุมสภาพปัญหาไปสู่สภาพที่พึงประสงค์ เพื่อเป็นเกณฑ์ว่างานนั้นสำเร็จดีหรือไม่ 
                              2)  วิเคราะห์หน้าที่ (Functional Analysis) เป็นการกำหนดหน้าที่โดยละเอียดตามที่กำหนดไว้ในแนวทางปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ                          
                              3)  วิเคราะห์งาน (Task Analysis) เป็นการกำหนดสิ่งที่ต้องการกระทำตามหน้าที่ที่ได้กำหนดไว้ในขั้นการวิเคราะห์หน้าที่ การวิเคราะห์หน้าที่และงานเป็นสิ่งขยายขั้นการวิเคราะห์แนวทางปฏิบัติงาน
                              4)  วิเคราะห์วิธีการและสื่อ (Method-Means Analysis) เป็นการกำหนดหลักการปฏิบัติ กลวิธี และสื่อที่จะนำไปสู่จุดมุ่งหมาย หรือสิ่งที่ต้องการ
                                                          

ขั้นที่ 2 การสังเคราะห์ระบบ (System Synthesis)

วิธีการสังเคราะห์ระบบช่วยเกลี่ยน้ำหนักเนื้อหาหรือภาระงานของขั้นตอนต่าง ๆ ให้มีความสมดุลในการแก้ปัญหาซึ่งมีขั้นตอนย่อยดังนี้

 1)  การเลือกวิธีการหรือกลวิธี เพื่อหาช่องทางไปสู่จุดมุ่งหมายแล้วทดสอบและทดลองกลวิธี เพื่อปรับปรุงให้เหมาะสมกับสารสนเทศที่วิเคราะห์และสังเคราะห์ไว้    
 2)  ดำเนินการแก้ปัญหาด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร โดยเลือกกลวิธีที่เหมาะสมที่วางแผนแล้วก่อนใช้กลวิธีนั้นดำเนินการแก้ปัญหา

 3)  ประเมินผลประสิทธิภาพการดำเนินงาน โดยการแก้ปัญหาแล้วประเมินผลเพื่อหาประสิทธิภาพของผลลัพธ์ได้

ขั้นที่ 3 การสร้างแบบจำลอง (Construct a Model)

                แบบจำลองเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิดออกมาเป็นภาพที่มองเห็นได้อย่างชัดเจน ซึ่งอาจเป็นภาพลายเส้น หรือรูปสามมิติ แบบจำลองระบบทำให้เข้าใจโครงสร้าง องค์ประกอบ และขั้นตอนในการดำเนินงาน สามารถตรวจสอบหรือทำนายผลที่จะเกิดขึ้นก่อนที่จะนำระบบไปใช้จริง 

ประเภทของระบบสารสนเทศ

การจำแนกสารสนเทศตามจำนวนคนที่เกี่ยวข้องในองค์กร แบ่งได้ 3 ระดับ คือ ระบบสารสนเทศระดับบุคคล ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม และระบบสารสนเทศระดับองค์กร

ระบบสารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้แต่ละบุคคลในหน้าที่รับผิดชอบ ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมีขนาดเล็กลง ราคาถูก แต่มีความสามารถในการประมวลผลด้วยความเร็วสูงขึ้น ประกอบกับมีโปรแกรมสำเร็จที่ทำให้ใช้งานได้ง่าย กว้างขวางและคุ้มค่ามากขึ้น

ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม คือ ระบบสารสนเทศที่ช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มบุคคลที่มีเป้าหมายการทำงานร่วมกันให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เตรียมสภาวะแวดล้อมที่จะเอื้ออำนวยประโยชน์ในการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม โดยทำเป้าหมายของธุรกิจดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผล มีการใช้ทรัพยากรร่วมกัน

ข้อมูลและสารสนเทศ

                ดังที่กล่าวมาแล้วว่าการทำงานใด ๆ ที่ได้ผลดีจำเป็นต้องมีข้อมูลที่ถูกต้องครอบคลุมและตรงประเด็นประกอบการตัดสินใจในการเลือกวัตถุดิบ เนื้อหาสาระ บุคลากร และวิธีการปฏิบัติได้อย่างเหมาะสม  โดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่และการประมวลผลข้อมูลที่เกี่ยวข้องทุกด้านอย่างเป็นระบบที่เรียกว่าสารสนเทศ จึงนับได้ว่าข้อมูลและสารสนเทศมีประโยชน์ต่อการดำเนินงานของบุคคลและหน่วยงาน

ข้อมูล (data)

ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่ปรากฏให้เห็นเป็นประจักษ์สามารถรับรู้ได้ด้วยประสาทสัมผัสทั้งห้า ทั้งที่สามารถนับได้และนับไม่ได้ มีคุณลักษณะเป็นวัตถุสิ่งของ เหตุการณ์หรือสถานการณ์ ทั้งที่เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติและเป็นสิ่งที่มนุษย์สร้างขึ้น

ข้อมูลดิบ (raw data) หมายถึง วัตถุสิ่งของ เหตุการณ์ สถานการณ์ ที่มีคุณลักษณะหรือคุณสมบัติอยู่ในสภาพเดิม มีความอิสระเป็นเอกเทศในตัวมันเองยังไม่ผ่านการกลั่นกรอง ไม่ได้ถูกนำไป แปรรูปหรือประยุกต์ใช้กับงานใด ๆ การตีความข้อมูลดิบเกิดจากพฤติกรรมการรับรู้การเรียนรู้หรือประสบการณ์ในการสังเกต การวัด  การนับ การสัมผัสจับต้อง

สารสนเทศ (informational)

สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการกลั่นกรองโดยการจำแนกแจกแจง จัดหมวดหมู่ การคำนวณและประมวลผลแล้ว  สามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพต่อไปได้  อย่างไรก็ตามสารสนเทศที่ประกอบด้วยเนื้อหาสาระพื้นฐานทั่วไปอาจกลายเป็นข้อมูลสำหรับงานสารสนเทศขนาดใหญ่ที่มีความสลับซับซ้อนก็ได้  ข้อมูลดังกล่าวจึงเรียกว่า ข้อมูลสารสนเทศ (informational data) ดังนั้นการตีความในความหมายของสารสนเทศจึงมีหลายระดับ ขึ้นอยู่กับคุณลักษณะเฉพาะของแต่ละงานว่ามีการเชื่อมโยงสัมพันธ์กับองค์ประกอบต่าง ๆ อย่างกว้างขวางหรือซับซ้อนมากน้อยเพียงใด หากมีความซับซ้อนมากสารสนเทศเบื้องต้นก็จะกลายเป็นข้อมูลสารเทศของงานสารสนเทศขนาดใหญ่หรือสารสนเทศขั้นสูงต่อไปตามลำดับ

ความรู้ (Knowledge)     
                                                                                                                                              
ความรู้ เป็นสภาวะทางสติปัญญาของมนุษย์ในการตีความสิ่งเร้าทั้งที่อยู่ภายในและภายนอกด้วยความเข้าใจสาระของเนื้อหา กระบวนการ และขั้นตอน  อาจอยู่ในรูปของข้อมูลดิบหรือสารสนเทศระดับต่าง ๆ หรืออาจอยู่ในรูปของอารมณ์ความรู้สึกและเหตุผล  คุณสมบัติของความรู้อาจให้ทั้งประโยชน์และโทษต่อตนเอง สังคม และสิ่งแวดล้อม ดังนั้นการใช้ความรู้ให้เป็นประโยชน์จำเป็นต้องกำกับด้วยสติปัญญา   

การประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

การสร้างสารสนเทศได้ต้องอาศัยกระบวนการรวบรวมและการประมวลผลโดยมีวิธีการจัดการดังนี้

                  ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล (Data processing steps) เนื่องจากข้อมูลในโลกนี้มีมากมายหลายชนิดดังกล่าวแล้ว การจะหาข้อมูลที่ดีได้จะต้องมีการประมวลผลตามขั้นตอนต่าง ๆ ที่เหมาะสม ดังนี้

                  1)  การรวบรวมข้อมูล (Data collection) หมายถึงการเก็บข้อมูลจำนวนมากจากแหล่งกำเนิด (capturing) มาทำการเข้ารหัส (Coding) ในรูปที่เหมาะสมต่อการจัดเก็บ และการบันทึก (recording) ในสื่อที่สามารถเก็บข้อมูลไว้ได้นาน ๆ เช่น จดบันทึกในกระดาษ รวบรวมแฟ้ม เก็บเข้าตู้ หรือบันทึกลงจานแม่เหล็กโดยระบบคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ ต้องทำการตรวจสอบแก้ไข (validating and editing) ข้อมูลที่ได้ก่อนนำไปเก็บ เพื่อให้ข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้องแม่นยำอย่างแท้จริง

                   2)  การบำรุงรักษาและประมวลผลข้อมูล (Data Maintenance Processing) เป็นกระบวนการเก็บรักษาข้อมูลไว้ให้ใช้ได้ตลอดไป ซึ่งอาจประกอบด้วยปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยตลอดเวลา (updating) ทำการแยกประเภท (classifying) จัดเรียงข้อมูล (sorting) และคำนวณหาข้อมูลใหม่จากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว (calculating) เพื่อให้ใช้งานได้หลากหลายมากขึ้น

                   3)  การจัดการข้อมูล (Data Management) คือการสร้างระบบจัดการข้อมูลจำนวนมาก ให้สามารถนำมาใช้งานได้อย่างรวดเร็วทันเวลา ซึ่งประกอบด้วยการจัดเก็บไว้ในแฟ้มข้อมูลอย่างเป็นระบบ ทั้งแบบแฟ้มกระดาษหรือแฟ้มในคอมพิวเตอร์ การสร้างฐานข้อมูล คือระบบเก็บข้อมูลขนาดใหญ่ ที่มีการจัดระบบบำรุงรักษาไม่ให้ผิดเพี้ยนหรือสูญหาย และการสร้างระบบค้นหาข้อมูล (retrieving) อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถสืบค้นได้เร็ว และมีข้อมูลสะสมให้เลือกใช้มากมาย การจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ เริ่มต้นที่การสร้างฐานข้อมูล (Database) ซึ่งจะต้องออกแบบให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ ปัจจุบันนี้มีซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมสำเร็จรูปที่สามารถจัดการข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เรียกว่า  ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System) ซึ่งมีทั้งชนิดสำหรับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่ใช้ร่วมกันทั้งองค์กร เช่น Oracle และชนิดสำหรับฐานข้อมูลขนาดเล็ก เช่น Microsoft Access เป็นต้น

                  4)  การควบคุมข้อมูล (Data Control) เป็นการป้องกันรักษาข้อมูลที่จัดเก็บไว้แล้วให้ปลอดภัย ไม่ให้ข้อมูลที่มีค่าถูกขโมยไปใช้งานอย่างไม่ถูกต้อง รวมทั้งหามาตรการในการประกันข้อมูลความปลอดภัยของข้อมูล ให้ถูกต้องแม่นยำ ไม่มีการดัดแปลงแก้ไขอย่างผิด ๆ ทำความสมบูรณ์ถูกต้องของข้อมูลให้คงอยู่ตลอดไป
                 5)  การสร้างสารสนเทศ (Information Generation) เป็นการตีความหมายของข้อมูลที่ได้มาแล้ว ค้นหาความหมายหรือความสำคัญที่มีคุณค่าของข้อมูลที่ได้โดยการนำไปประมวลผลด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง เช่น การคำนวณ การเรียงข้อมูล (sorting) การค้นหา (searching) และการแยกประเภท จากนั้นนำมาสรุป ตีความหมาย อธิบายความหมาย และรวบรวมเอาไว้ ซึ่งจะได้สิ่งที่เรียกว่า สารสนเทศ และจะต้องมีการจัดทำรายงานเกี่ยวกับสารสนเทศที่ค้นพบหรือที่สร้างขึ้น รวมทั้งทำการเผยแพร่ สื่อสารข้อมูลและสารสนเทศไปกับผู้ที่เกี่ยวข้อสนใจในคุณค่าของสารสนเทศนั้น เช่นนี้จึงจะเกิดประโยชน์ต่อมวลมนุษยชาติ        

เครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่ายสื่อสารข้อมูล  คือ เครือข่ายคอมพิวเตอร์ซึ่งใช้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ที่เกี่ยวข้องกันให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันหรือแลกเปลี่ยนกันได้ 

 1. แลน (LAN = Local Area Network) คือเครือข่ายบริเวณเฉพาะที่ จำกัดเขตเฉพาะภายในบริเวณอาคารหรือกลุ่มอาคารที่อยู่ใกล้กัน เนื่องจากข้อจำกัดของตัวกลางที่ใช้ส่งข้อมูล เช่น ภายในรั้วโรงเรียนหรือมหาวิทยาลัย 

2.  แวน (WAN = Wide Area Network)   คือเครือข่ายบริเวณกว้าง ระยะทางมากกว่า 10กิโลเมตรขึ้นไปจนมากกว่าหลายพันกิโลเมตร ปกติเชื่อมโยงด้วยระบบสื่อสารสาธารณะ เช่น สายโทรศัพท์ เครือข่ายเส้นใยแก้วนำแสง หรือเครือข่ายสัญญาณดาวเทียม เป็นต้น

3. อินเทอร์เน็ต (Internet) คือเครือข่ายขนาดใหญ่ ประกอบด้วยเครือข่ายแวนจำนวนมาก ซึ่งครอบคลุมพื้นที่กว้างไกลทั่วโลก